Metodika BPMN. Časť 5.
Úvod
Pri tvorbe BPMN modelov je kľúčové dodržiavať praktické pravidlá a odporúčania, ktoré zabezpečia konzistenciu, zrozumiteľnosť a efektívnosť modelov. Tieto pravidlá sú určené na to, aby pomohli vytvoriť modely, ktoré sú prehľadné, ľahko pochopiteľné pre všetkých zúčastnených, a zároveň reflektujú reálny priebeh procesov. Nasledujúce odporúčania a pravidlá vám pomôžu pri efektívnom modelovaní BPMN diagramov.
Používanie jasnej a logickej štruktúry
Konzistentné použitie plaveckých dráh (swimlanes): Každý aktér (občan, inštitúcia, systém) by mal byť jasne vymedzený v rámci jednej plaveckej dráhy, čo pomáha vizuálne oddeliť ich zodpovednosti a úlohy. Plavecké dráhy by mali byť zobrazené konzistentne naprieč všetkými modelmi, aby sa uľahčilo porozumenie a čitateľnosť diagramov.
Zjednodušenie modelu: Snažte sa minimalizovať zbytočné komplikácie v modeli. Zložité procesy by mali byť rozdelené na niekoľko menších podprocesov alebo modelov. Takýto prístup zabezpečí, že jednotlivé časti procesu sú zrozumiteľné a ľahšie sa udržiavajú.
Správne používanie symbolov
Správne používanie BPMN symbolov: Každý BPMN prvok (udalosť, aktivita, brána, tok) má svoju špecifickú funkciu a význam. Je dôležité dodržiavať správnu notáciu a zabezpečiť, aby prvky ako štartovacie a koncové udalosti, rozhodovacie brány a aktivity boli používané v súlade s BPMN štandardom.
Konzistentné pomenovanie prvkov: Aktivity, udalosti a brány by mali byť pomenované jasne a konzistentne. Popisy aktivít by mali byť stručné a vystihovať podstatu úlohy (napr. „Skontroluj dokument“ (prípadne „Kontrola dokumentu“) namiesto nejasných výrazov ako „Posúdenie“).
Jednoduché a čitateľné diagramy
Maximálna čitateľnosť: BPMN diagramy by mali byť navrhnuté tak, aby boli jednoducho čitateľné. Dbajte na to, aby diagram neobsahoval príliš mnoho prvkov, ktoré by mohli spôsobiť zmätok. Odporúča sa udržiavať jeden BPMN diagram na jednej obrazovke alebo na jednom hárku papiera, to znamená maximálne 10 aktivít na jeden diagram.
Zamedzenie prekrývania tokov: Pri kreslení sekvenčných tokov a tokov správ by ste sa mali v maximálnej možnej miere vyhýbať prekrývaniu čiar, ktoré môžu sťažiť pochopenie procesu. Používajte správne usporiadanie diagramu s dostatočnými rozostupmi medzi jednotlivými prvkami.
Efektívne využívanie brán (Gateways)
Jasné rozhodovacie body: Rozhodovacie body v BPMN (ako sú exkluzívne alebo paralelné brány) by mali byť jednoznačne definované. Uistite sa, že výsledky rozhodnutí sú vždy zreteľne označené, aby bolo jasné, ktoré vetvy procesov sa vykonávajú za rôznych podmienok.
Použitie brán na správnych miestach: Brány by mali byť používané v miestach, kde dochádza k rozhodnutiam alebo kde sa proces vetví. Nepoužívajte ich nadbytočne, aby ste sa vyhli zbytočnej zložitosti v modeli.
Správne použitie paralelizmu
Správne použitie paralelných procesov: Ak proces obsahuje kroky, ktoré môžu prebiehať súčasne, použite paralelné brány na ich oddelenie. Dbajte však na to, aby paralelné toky nekomplikovali model viac, než je nutné.
Synchronizácia paralelných tokov: Po paralelizácii procesov je dôležité, aby sa tieto procesy správne synchronizovali na konci, a aby proces nemohol pokračovať ďalej, kým nebudú ukončené všetky paralelné toky.
Definovanie tokov správ a dátových tokov
Zrozumiteľné toky správ a dátové toky: Správy medzi aktérmi alebo systémami by mali byť jasne definované. Dátové objekty, ktoré vstupujú a vystupujú z aktivít, by mali byť riadne označené, aby bolo jasné, čo presne vstupuje do procesu a čo je jeho výstupom.
Externá komunikácia: Pri modelovaní interakcie medzi verejnou správou a externými subjektmi (napr. občanmi alebo tretími stranami) by mali byť používané toky správ na znázornenie výmeny informácií.
Dôraz na validáciu a overenie modelov
Simulácia modelov: Simulácia BPMN modelov pred ich nasadením umožňuje otestovať ich správanie v rôznych scenároch a zaistiť, že model bude v praxi fungovať správne. Zistíte tak potenciálne úzke miesta alebo nejasnosti, ktoré by mohli vzniknúť pri jeho reálnom použití.
Zahrnutie všetkých scenárov: Každý BPMN model by mal obsahovať všetky relevantné scenáre, vrátane výnimiek a chybových stavov, aby bol kompletný a pripravený na rôzne situácie.
Záver
Dodržiavanie týchto pravidiel a odporúčaní pri tvorbe BPMN modelov zabezpečí, že výsledné diagramy budú jasné, zrozumiteľné a efektívne. Praktické aplikovanie týchto pravidiel prispeje k zlepšeniu kvality modelovania procesov verejnej správy, čo povedie k lepšiemu pochopeniu, správe a optimalizácii týchto procesov v praxi.