Modelovanie procesov s využitím BPMN. Úvod.
Cieľ
Vo svojej analytickej praxi som sa stretol s množstvom procesných modelov a diagramov, ktoré boli vytvorené analytikmi s rôznou úrovňou znalostí a skúseností. Títo analytici boli často ovplyvnení kontextom, v ktorom svoje znalosti získavali, ako aj veľmi rôznorodými štandardmi organizácií, pre ktoré pracovali. Ich modely boli často veľmi zložité, neprehľadné a na míle vzdialené od odporúčaných štandardných postupov. V nejednom prípade obsahovali chyby alebo dokonca zásadné nedostatky.
Preto som sa rozhodol pre napísanie a publikovanie série článkov, ktoré by mali poskytnúť ucelený postup (nazvime ho metodikou) pre modelovanie procesov organizácií, s využitím BPMN (Business Process Model and Notation). Tento postup môže zjednodušiť a hlavne zjednotiť spôsob, akým sú interné procesy organizácií, rovnako aj procesy životných situácií občanov, popisované (resp. modelované). Tento prístup umožní:
Zjednotenie modelovania procesov
Metodika definuje jednotné pravidlá pre modelovanie procesov, čím sa zabezpečí konzistentnosť medzi rôznymi organizačnými jednotkami organizácie ako aj medzi viacerými inštitúciami. Tým sa eliminuje nejednotnosť a neefektívnosť pri analýze a optimalizácii procesov.
Modelovanie životných situácií občanov
BPMN modely v tejto metodike sú navrhnuté nielen pre interné procesy organizácií, ale aj pre kľúčové životné situácie občanov, ako sú napríklad narodenie dieťaťa, strata zamestnania alebo presťahovanie. Cieľom je identifikovať a v jednotnej forme vizualizovať aktivity procesov, ktoré súvisia s týmito životnými situáciami, a tým zjednodušovať poskytovanie služieb občanom.
Lepšie porozumenie procesom pre široké spektrum používateľov
Metodika slúži aj ako návod na čítanie a interpretáciu BPMN diagramov. Tým sa zabezpečí, že nielen analytici a technickí experti, ale aj ostatní členovia projektových tímov (napríklad projektoví manažéri, produktoví manažéri, dátoví analytici alebo právnici) dokážu diagramy čítať a správne ich interpretovať. To zvyšuje transparentnosť a efektivitu komunikácie v rámci medziodborových tímov.
Optimalizácia a zlepšovanie procesov
Cieľom metodiky je podporiť systematickú analýzu, optimalizáciu a neustále zlepšovanie procesov verejnej správy. Štandardizované BPMN modely uľahčia identifikáciu neefektívnych krokov, duplicitných úloh či neoptimálnych ciest a poskytnú návod na ich riešenie.
Podpora automatizácie a digitalizácie procesov
BPMN modely vytvorené podľa tejto metodiky môžu slúžiť ako podklad pre implementáciu automatizovaných riešení, ktoré uľahčia digitálne spracovanie procesov verejnej správy. Metodika poskytuje návod na to, ako modelovať procesy s ohľadom na ich možnú integráciu s IT systémami a platformami verejnej správy.
Súlad s legislatívnymi požiadavkami
Metodika tiež zohľadňuje relevantné právne predpisy a štandardy, ktoré ovplyvňujú modelovanie a realizáciu procesov v štátnej správe. Modely vytvorené podľa tejto metodiky budú v súlade s platnou legislatívou a budú reflektovať aktuálne požiadavky na poskytovanie služieb občanom.
V konečnom dôsledku metodika napomáha lepšej správe a efektívnejšiemu riadeniu procesov verejnej správy, pričom vytvára spoločný jazyk pre komunikáciu medzi rôznymi zainteresovanými stranami v rámci verejných inštitúcií.
Cieľová skupina
Táto metodika je určená pre širokú škálu odborníkov, ktorí sa podieľajú na navrhovaní, implementácii, správe a prevádzke informačných systémov a procesov verejnej správy v Slovenskej republike, s dôrazom na procesy digitalizácie a poskytovania elektronických služieb. Cieľovou skupinou sú najmä:
Biznis analytici
Ich hlavnou úlohou je analyzovať súčasné procesy verejnej správy a identifikovať možnosti ich optimalizácie a digitalizácie. Metodika poskytuje analytikom jasný rámec pre modelovanie procesov a definovanie požiadaviek na elektronické služby, pričom využívajú BPMN na vizualizáciu a pochopenie zložitých procesných tokov.
IT analytici a architekti
Pre IT analytikov je metodika nevyhnutná pri transformácii biznis požiadaviek na technické riešenia. IT architekti zase navrhujú IT infraštruktúru a integráciu systémov potrebných pre podporu nových procesov, pričom sa spoliehajú na BPMN modely pre pochopenie vzájomných vzťahov medzi systémami a službami.
Dátoví analytici
Metodika poskytuje rámec pre efektívnu prácu s dátami generovanými v rámci procesov verejnej správy. Dátoví analytici môžu BPMN modely využiť na pochopenie a navrhovanie komunikácie medzi jednotlivými systémami, čo im umožní efektívne analyzovať, interpretovať a optimalizovať využívanie dát v procesoch.
Projektoví a produktoví manažéri
Pre projektových manažérov, ktorí riadia implementáciu digitalizačných projektov, metodika slúži ako návod na správne plánovanie a realizáciu projektov. Produktoví manažéri zodpovední za elektronické služby môžu, v spolupráci s biznis analytikmi, metodiku využiť na navrhovanie a zlepšovanie služieb zameraných na potreby občanov a organizácií.
Právnici
Pri modelovaní procesov verejnej správy je dôležité, aby boli všetky postupy v súlade s legislatívou. Právnici sa zaoberajú overovaním právnych aspektov procesov a služieb, požiadavkami na úpravu legislatívy, pričom metodika im pomôže pochopiť zmeny v digitálnych procesoch a ich vplyv na legislatívne a právne požiadavky.
Zamestnanci ministerstiev zodpovední za digitalizáciu
Títo odborníci využívajú metodiku pri návrhu a implementácii digitalizačných stratégií. BPMN modely im pomáhajú pochopiť, analyzovať a zlepšovať procesy v rámci rôznych oddelení ministerstva a organizácií verejnej správy.
Pracovníci organizácií verejnej moci (OVM)
Títo zamestnanci priamo implementujú a prevádzkujú elektronické služby, pričom potrebujú zrozumiteľné modely procesov na pochopenie krokov potrebných pre poskytovanie kvalitných a efektívnych služieb občanom a organizáciám.
Dodávatelia a prevádzkovatelia IT riešení a systémov
Pre externých dodávateľov, ktorí vyvíjajú a implementujú softvérové riešenia pre verejnú správu, slúži metodika ako technická príručka, ktorá im umožňuje lepšie pochopiť a splniť požiadavky verejných organizácií pri poskytovaní IT služieb.
Vedúci pracovníci verejnej správy
Táto skupina sa podieľa na strategickom rozhodovaní a riadení organizácií verejnej správy. Metodika im umožňuje mať jasný prehľad o optimalizácii procesov a ich vplyve na efektivitu organizácií.
Metodika je navrhnutá tak, aby ju mohli používať rôzne cieľové skupiny s rôznymi odbornými zameraniami, a aby zabezpečila zrozumiteľnosť BPMN modelov aj pre tých, ktorí nemusia mať technické vzdelanie.